入社書類の一覧｜新卒が内定〜入社で出す15種と用語の意味

内定先から封筒やメールで書類一式が届くことがあります。大会・遠征・合宿の時期と重なると、期限ぎりぎりになってしまうこともあります。

結論から言うと、入社書類は「①入社の意思・契約」「②学校・健康」「③税・年金・保険・給与」の3グループ15種に分けると、入手先と期限の見通しが立てやすくなります。本記事は、編集部が法令と公的資料で意味を確かめた一覧です。

この一覧の作り方と見方

結論として、この一覧は書類名ごとに「どの法令・制度に関わるか」を確かめ、確かめられたものに出典を付けて整理したものです。確認日は2026年10月31日です。

必要書類・様式・期限は企業ごとに違います。最終的には内定先の案内に従ってください。

労働条件そのものの読み方は労働条件通知書の見方、内定後にやることの全体は内定後にやることリストで扱っています。本記事は書類の意味に絞ります。

入社書類15種の一覧表

15種のうち、税・年金・保険・給与の手続きに関わる書類は給与計算や社会保険の手続きに必要なため多くの会社で求められやすく、それ以外は会社によって有無が分かれます。

書類の名称は会社によって違うことがあります（例：入社承諾書と内定承諾書）。名称が違っても、上の表のどれに近いかを見れば、入手先と期限の見当を付けやすくなります。

①入社の意思・契約に関わる書類と用語

この4種は、入社の意思表示と労働条件の確認、損害が出た場合の保証に関わる書類です。署名の前に中身を読む時間を取りたい書類です。

内定承諾書・入社誓約書

内定承諾書は入社の意思を示す書類、入社誓約書は就業規則の遵守などを誓う書類として使われます。いずれも会社ごとに内容が違い、法令で様式が決まっているものではありません。誓約の内容（就業規則の遵守、秘密保持など）が書かれている場合は、署名の前に読んでおきましょう。

労働条件通知書・雇用契約書

労働基準法15条では、労働契約を結ぶときに企業が労働条件を明示することが義務とされています。受け取った書面は、業務内容・就業場所・賃金などが募集時の説明と食い違っていないかを確認する材料になります。読み方の詳細は労働条件通知書の見方にまとめています。

身元保証書

身元保証とは、身元保証ニ関スル法律1条の言葉でいえば「被用者ノ行為ニ因リ使用者ノ受ケタル損害ヲ賠償スルコトヲ約スル」契約で、本人の行為で会社が損害を受けた場合に、保証人が賠償を約束するものです。保証人の条件（親族であること、独立して生計を立てていることなど）は会社が指定します。

用語を3つ押さえておきます。

• 保証期間：身元保証ニ関スル法律の1条は、期間の定めがない場合は成立の日から3年（商工業見習者は5年）と定めています。2条は、期間を定める場合も5年を超えられず、更新はできると定めています。
• 極度額：民法465条の2は、個人が保証人になる根保証契約（一定の範囲の不特定の債務を保証する契約）は、極度額（上限額）を定めなければ効力を生じないと定めています。このルールは2020年4月1日施行の改正民法で設けられました（法務省パンフレット）。身元保証は根保証の例として挙げられることがあります（マネーフォワード クラウド契約の解説）。個別の身元保証書にこのルールがどう当てはまるかは、この記事では判断しません。
• 保証人への依頼：保証人は本人以外の人なので、説明・記入・返送に日数がかかる場合があります。

身元保証書に上限額（極度額）や期間が書かれているかを保証人と一緒に確認し、書かれていない・意味が分からないといった点は人事に聞くようにしましょう。この記事は個別の法律相談ではありません。

②学校・健康に関わる書類と用語

この4種は大学の窓口・医療機関・市区町村の窓口で発行する書類です。窓口の開いている時間と練習・遠征の予定を先に突き合わせることが、段取りの起点です。

卒業証明書・卒業見込証明書・成績証明書

卒業前は卒業見込証明書、卒業後は卒業証明書が案内されることが多く、どちらを出すかは会社の案内で確認します。成績証明書とあわせて、発行方法（窓口、証明書発行機、オンライン申請）は大学ごとに違います。郵送申請の場合は日数がかかることがあるため、大学のウェブサイトで確認してください。

健康診断書

用語は「雇入時の健康診断」です。労働安全衛生規則43条は、事業者が常時使用する労働者を雇い入れるときに医師による健康診断を行うことを定めています。ただし、健診を受けてから3月を経過しない者がその結果の書面を提出したときは、その健診に相当する項目を省略できるとされています。

2026年10月31日時点の労働安全衛生規則43条に定められた雇入時健診の項目は、次の11項目です。

1. 既往歴・業務歴の調査
2. 自覚症状・他覚症状の有無
3. 身長・体重・腹囲・視力・聴力
4. 胸部エックス線検査
5. 血圧
6. 貧血検査
7. 肝機能検査
8. 血中脂質検査
9. 血糖検査
10. 尿検査
11. 心電図検査

なお、厚生労働省のリーフレット（2026年4月版）は、令和9年（2027年）4月1日から適用される健診項目を示しています。2027年4月前後に入社する場合は、受診前に会社が指定する項目を確認しておくと安心です。

大学の定期健診の結果にこれらの項目が含まれていない場合は、追加の受診を案内されることがあります。受診から3か月という期間があるため、受診の時期は案内された提出期限と入社日から逆算して決めましょう。部のメディカルチェックの結果がそのまま使えるかどうかは、会社に確認してください。

住民票記載事項証明書

住民票記載事項証明書は、住所・氏名など必要な事項だけを証明する書類です。住民票の写しとは別の書類で、入社書類として住民票の写しではなくこちらを案内する会社もあります。

厚生労働省の「公正な採用選考チェックポイント」には、応募者（採用内定者）から戸籍謄（抄）本・住民票の写しを提出させていること、内定者から戸籍謄（抄）本等を一律に提出させていることが、見直しを促す項目として挙がっています。本籍が記載された書類を求められて迷ったときは、何のために必要なのかを人事に確認して構いません。

③税・年金・保険・給与に関わる書類と用語

この7種は入社後の給与計算と社会保険・税の手続きに使う書類です。番号や金額を正確に転記できるよう、通知書などの保管場所を先に確かめておくと、手戻りが減ります。

扶養控除等（異動）申告書（甲欄・乙欄）

国税庁のNo.2511によると、この申告書を提出している人に支払う給与は甲欄、そのほかの人に支払う給与は乙欄で源泉徴収されます。手取りへの影響は新卒1年目の手取りカレンダーで扱っています。

基礎年金番号通知書・年金手帳

用語は「基礎年金番号」です。日本年金機構によると、令和4年4月以降は年金手帳に替わって基礎年金番号通知書が発行され、原則として被保険者あてに送付されます。既存の年金手帳でも基礎年金番号は確認できます。

在学中に国民年金の学生納付特例を使っていた場合、猶予された保険料はあとから納める（追納する）ことができます。追納できるのは追納が承認された月の前10年以内の期間で、翌年度から起算して3年度目以降は加算額がかかるとされています（日本年金機構）。これは入社書類の提出とは別の手続きです。追納をするかどうかの判断は、この記事ではしません。

マイナンバーの確認書類

番号法16条は、個人番号の提供を受けるときに本人確認の措置をとることを定めています。会社が番号と本人の確認書類を求めるのはこのためです。

健康保険証は、厚生労働省によると2024年12月2日以降新たに発行されず、当分の間、マイナ保険証を保有していない人などには資格確認書が申請によらず交付されます。入社後に会社の健康保険へ加入した際の受診方法は、会社・健保組合の案内に従ってください。

雇用保険被保険者証

雇用保険法6条は、1週間の所定労働時間が20時間未満の人、31日以上の雇用見込みがない人、学校の学生で省令で定める人などには雇用保険を適用しないと定めています。このため、学生時代のアルバイトでは被保険者証を持っていない場合があります。持っていない、あるいは分からないときは、そのまま人事に伝えましょう。

源泉徴収票（入社年のアルバイト分）

国税庁のNo.2674では、ほかの会社に扶養控除等申告書を提出して受けた給与は、含めて年末調整を行うとされています。入社する年の1〜3月にアルバイト先へ申告書を出して給与を受けていた場合は、源泉徴収票などで確認します。確認できないと年末調整ができず、確定申告で精算することになります。アルバイトを辞めるときに源泉徴収票の発行を頼んでおくと、手戻りが減る場合があります。

給与振込口座の届出・通勤経路の申請

口座の届出では、名義・支店名・口座番号の転記ミスに注意します。通勤経路は、入社後の住まいが決まらないと書けないため、申請の時期を会社に確認します。引っ越しが絡む場合は、住所変更と通勤経路の申請の順番を会社に確認しておくと安心です。

部活の予定と入社書類の期限が重なるときの段取り

書類が届いたら、中身を読む前に「期限」「発行に日数がかかる書類」「保証人など他人に頼む書類」の3つを先に抜き出すと、遠征や合宿の日程と衝突する書類が見えます。

冬季競技や公演を持つ団体では、この時期に予定が詰まることがあります。たとえば関西大学体育会スキー競技部は、12月中旬からシーズンインし、2月・3月の大きな大会に向けて調整すると紹介されています。雪上シーズンは各パートが地元や練習拠点で長期合宿を行うとも書かれています（ツナカレメディア 2026年3月25日掲載）。日本大学芸術学部の殺陣同志会は、2月の自主公演を区切りに4年生が卒業すると紹介されています（同 2026年3月25日掲載）。すべての部活がこの日程というわけではありませんが、こうした時期に書類の発行・郵送・保証人への依頼が重なることはありえます。

合宿先から郵送できるか、電子提出が可能かは、人事に聞いて確かめましょう。期限に間に合わない見込みなら、期限前に連絡するのが基本です。各書類の入手先と注意点は内定後にやることリストにもまとめています。日程の伝え方は内定後の引退試合・両立の文例も参考になります。

個人情報の扱いにも気を付けてください。マイナンバーや口座情報をLINEやSNSで送ることは避け、送付方法は会社の指定に従います。

提出前のセルフチェックリスト

結論として、提出前に次の9項目を確かめると、書類の不備による再提出を減らしやすくなります。

• 書類ごとの期限をカレンダーに入れた
• 押印・署名欄の漏れがない
• 保証人の記入欄と、上限額・期間の記載を確認した
• 健康診断の受診日が、入社日から見て3か月以内に収まる（提出期限は会社の案内に従う）
• 基礎年金番号の転記ミスがない
• アルバイト先の源泉徴収票が必要か確認した
• 提出する書類のコピーを手元に残した
• 送付方法（簡易書留・電子提出など）を案内どおりにした
• 不明点を1通のメールにまとめて人事に質問した

まとめ

入社書類は、①入社の意思・契約（4種）、②学校・健康（4種）、③税・年金・保険・給与（7種）の3グループ15種で整理できます。税・年金・保険・給与の書類は多くの会社で求められやすく、それ以外は会社によって異なります。最終的に何を、いつまでに、どの方法で出すかは、内定先の案内に従ってください。

書類の段取りや入社前の不安を誰かに相談したい場合は、無料相談もご利用いただけます。